Waarom drie offertes voor hetzelfde zware frame 40 procent uit elkaar liggen

Drie bedrijven offreren op dezelfde tekening en de prijzen komen terug op 5,400 dollar, 6,900 dollar en 9,200 dollar. De eerste reflex van de koper is aan te nemen dat de laagste offerte ofwel de beste deal is, ofwel van een bedrijf dat op het punt staat bochten af te snijden. Meestal is geen van beide waar. De offertes verschillen omdat elk bedrijf een gat in de tekening stilzwijgend met een eigen aanname heeft gevuld, en die aannames waren niet dezelfde.

Deze gids loopt na waar die gaten meestal zitten, zodat een koper ze kan dichten vóór het offreren en niet erna, wanneer het antwoord een wijzigingsopdracht is. Het RFQ-specificatiesjabloon is gebouwd om precies dit probleem te voorkomen; dit artikel legt uit waarom het ertoe doet.

De tekening zegt minder dan het lijkt

Een tekening geeft geometrie nauwkeurig weer en proces bijna nooit. Materiaalsoort, lasnorm, NDO-omvang, bewerkingstolerantie, oppervlakteafwerking en verpakking zijn ofwel expliciet aangegeven ofwel niet, en waar niet, vult elk bedrijf het gat met wat het standaard doet. Twee bedrijven met verschillende standaarden komen tot twee verschillende prijzen voor dezelfde geometrie, en geen van beide heeft iets verkeerd gedaan.

Waar de gaten meestal zitten

Niveau van het materiaalcertificaat. Een staalsoort zonder certificaatniveau wordt bij verschillende bedrijven een standaard walscertificaat, een EN 10204 2.2- of een 3.1-certificaat. Het 3.1-certificaat, bijgewoond door een onafhankelijke partij, kost meer en duurt langer. Een offerte die 2.2 aanneemt en een offerte die 3.1 aanneemt voor dezelfde aanduiding “S355” prijzen verschillende dingen.

NDO-omvang. “Lassen volgens AWS D1.1” zegt niets over hoeveel van de las wordt geïnspecteerd. Eén bedrijf prijst alleen visuele inspectie, omdat de standaardomvang van de norm voor de verbindingscategorie niet meer vereist. Een ander prijst 100 procent UT, omdat dat zijn standaardpraktijk is voor alles wat zware fabricage heet. De NDO-gids legt uit wat elke methode kost en waarop ze eigenlijk controleert.

Spanningsarm gloeien. Een tekening die een vlakheidstolerantie voorschrijft zonder te zeggen of er vóór of na het thermisch spanningsarm gloeien wordt bewerkt, laat het bedrijf raden. Een bedrijf dat aanneemt dat geen ontlasting nodig is, prijst lager en levert een onderdeel dat de tolerantie na bewerking mogelijk niet houdt; een bedrijf dat aanneemt dat ontlasting nodig is, prijst een ovencyclus die de tekening nooit heeft gevraagd. In beide gevallen zijn de offertes niet vergelijkbaar. Onze gids over spanningsarm gloeien behandelt wanneer het echt nodig is.

Bewerkingsopspanning. Een onderdeel met meerdere bewerkte vlakken kan op een voldoende grote machine in één opspanning worden afgewerkt, of in meerdere opspanningen op een kleinere, en de tweede aanpak kost meer arbeid en geeft een slechtere onderlinge nauwkeurigheid tussen kenmerken. Een tekening met een coplanariteits- of haaksheidsaanduiding tussen twee vlakken vraagt impliciet om één opspanning, of ze dat nu zegt of niet, en een bedrijf zonder de machine daarvoor zal ofwel een aanpak met meerdere opspanningen offreren (goedkoper, riskanter) ofwel de opdracht afwijzen.

Verpakking en vracht. “Exportverpakking” betekent voor het ene bedrijf een houten kist en voor het andere een kist met VCI-folie en droogmiddel op een stalen skid. Voor een onderdeel dat zes weken in een container staat, doet het verschil ertoe, en het is onzichtbaar in de meeste offertes totdat de verpakkingspost wordt uitgesplitst.

Incoterm en wat die werkelijk omvat. Een EXW-offerte en een FOB-offerte voor hetzelfde onderdeel zijn niet hetzelfde bedrag plus vracht; FOB omvat doorgaans lokaal transport, exportafhandeling en het laden, en verschillende bedrijven prijzen die verschillend, afhankelijk van wie zij inschakelen. De Incoterms-gids splitst uit wat op welk punt van eigenaar wisselt.

Hoe u het gat dichtmaakt vóór het offreren

De oplossing is niet om elk bedrijf te ondervragen nadat de offertes binnen zijn. Het is om de zes bovenstaande punten in de RFQ zelf voor te schrijven, zodat elk bedrijf dezelfde scope prijst:

1. Materiaalsoort en certificaatniveau (2.2 of 3.1).
2. NDO-methode en -omvang, per lascategorie als die over het onderdeel verschilt.
3. Of spanningsarm gloeien vereist is en zo ja, vóór of na de bewerking.
4. Welke vlakken in een gezamenlijke opspanning worden bewerkt, met de tolerantie die dat vraagt.
5. Verpakking: type kist, VCI, droogmiddel, als de zending lang of over zee gaat.
6. Incoterm, duidelijk benoemd, niet alleen “FOB” zonder genoemde haven.

Een tekening waarop die zes punten zijn beantwoord, krijgt offertes die verschillen door prijs, levertijd en kwaliteit van het bedrijf, en dat is de vergelijking die een koper echt wil maken. Een tekening zonder die punten krijgt offertes die verschillen door zes afzonderlijke stilzwijgende gissingen, en het laagste bedrag betekent meestal dat het bedrijf het minst heeft aangenomen, niet dat het het goedkoopst werkt.

Een vergelijkbare set offertes krijgen

Wij stellen de RFQ-specificatie samen met u op voordat die naar de bedrijven gaat, juist om deze gaten te dichten, en sturen haar naar maximaal drie bedrijven zodat de offertes die terugkomen daadwerkelijk dezelfde scope hebben. Stuur uw tekening via het RFQ-formulier en wij reageren binnen 24 werkuren.